Esta prática, além de oferecer uma série de benefícios, está relacionada à necessidade de manter os arquivos do seu negócio cada vez mais seguros 

Reduzir (ou em determinados casos até eliminar) documentos em papel faz parte de uma série de medidas que as empresas vêm tomando para aperfeiçoar a gestão, aumentar a produtividade, garantir práticas sustentáveis e manter a segurança das informações.

Um dos caminhos para que essas ações se concretizem é investir na digitalização de documentos, ou seja, transformar arquivos de papel para o formato digital. Nem todos os empresários entendem a importância do serviço de digitalização. Se esse é seu caso, veja do que se trata e quais são os caminhos para contratá-lo.

O que é digitalização de documentos

Na informática, o termo digitalização se refere ao processo em que um dado analógico é digitalizado. O principal recurso utilizado nessa transposição é o scanner. No ambiente corporativo, a iniciativa de se digitalizar documentos traz diversos benefícios que explicaremos mais abaixo. As informações ficam organizadas em unidades de dados que são chamadas de bits. Um grupo de vários bits gera os chamados bytes. Esses dois dados binários dizem respeito à capacidade de informações que os dispositivos ou sistemas de nuvem podem guardar. A quantidade de espaço depende da natureza do armazenamento.

Diferença para documentos digitais

O arquivo é originado na forma digital, ou seja, não foi criado em papel. Esse documento é codificado para ser usado no ambiente virtual.

O valor jurídico de cada um deles vai depender da finalidade. Quando os documentos são originados em meios digitais, há algumas formas de validação por meio de autenticação. Por isso, é importante que você saiba distinguir aquilo que só possui valor jurídico se estiver no formato original e escrito em papel, com as devidas autenticações.

Quais são as vantagens em contratar um serviço de digitalização de documentos?

Arquivos mais organizados e sempre à disposição

Quando os documentos são transferidos para o formato digital, passam a ser mais fáceis de se gerir e organizar. É possível separar por data, nome, protocolo, ou outra categoria de sua preferência.

Outro benefício é a possibilidade dos arquivos estarem sempre à disposição via múltiplos canais de acesso, que podem também serem restritivos a partir da criação de logins e senhas.

Para manter o controle sobre usos e alterações, o sistema pode fazer backups com frequência. Isso assegura uma cópia do documento original e das alterações que forem feitas.

Melhoria na produtividade

Os documentos digitalizados podem ser encontrados em alguns segundos por meio de uma busca por palavra-chave. Além disso, se algum membro da equipe estiver ausente do espaço físico da empresa, pode visualizar os documentos mediante Internet e acesso à rede através de login e senha. Tais iniciativas, invariavelmente, trazem benefícios para a produtividade.

Segurança

Os documentos digitalizados duram mais porque estão protegidos das intempéries do tempo, como umidade e fungos. Além disso, não correm o risco de serem destruídos por conta de enchentes, incêndios ou furtos. Vale destacar também que a solução ofertada pela New Space possui ainda serviços de proteção contra-ataques cibernéticos.

Redução de custos e sustentabilidade

Tomar atitudes sustentáveis faz parte das metas e desafios de qualquer empresa que se importa com as questões ambientais. A digitalização exclui a necessidade de aquisição de papel e produtos tóxicos, como as tintas para impressoras.

Além disso, os custos são reduzidos e você pode usar o capital que seria investido nessa atividade para outros fins, como a valorização dos profissionais ou investimento em setores chave de sua empresa.

Como funciona o processo de digitalização

Quando você contratar o serviço de digitalização de documentos, os processos de escaneamento e armazenagem se darão da seguinte forma:

Coleta – Os documentos físicos são retirados em carros adaptados, serão devidamente registrados e conferidos um a um. Essa etapa é muito importante para evitar extravios.

Classificação – Os documentos são organizados por temas, datas ou nomes, a critério da empresa contratante. Caso seja necessário, é nesta etapa que são feitos alguns trabalhos de restauração e limpeza para que eventuais imperfeições não prejudiquem a digitalização.

Digitalização – Os documentos são escaneados por meio de uma ordem pré-estabelecida. Nessa etapa, é importante dar atenção à nitidez do que está sendo gerado.

Indexação – Os arquivos são organizados e armazenados dentro de um servidor. A indexação é realizada para que sejam inseridas informações que facilitam o acesso aos arquivos.

Consulta – Por fim, os materiais estão prontos para serem visualizados por pessoas autorizadas. A partir desse momento, é possível disponibilizar o acesso aos profissionais.

Contratação de empresa especializada

Com a decisão de digitalizar os seus documentos, é muito importante que você leve em consideração que esse serviço deve ser feito por uma empresa séria e com experiência comprovada no mercado. Afinal, são dados muito importantes que devem ser protegidos.

A New Space possui uma equipe de profissionais de digitalização de documentos extremamente qualificada e que contam com o que há de mais inovador para desenvolver as tarefas. Eles são especialistas em fazer com que seus arquivos sejam digitalizados e armazenados por meio da melhor equação custo x benefício.

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